Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych - dbfowola.bip.warszawa.pl

Wybrana oferta :

SYSTEM AD Łupij, Roguski Sp.j.
03-450 Warszawa
ul. Ratuszowa 11

ZAPYTANIE OFERTOWE

(niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1. Zniesienie dokumentacji mieszczącej się w około 900 segregatorach z drugiego piętra biura (80 stopni schodów)
2. Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty – Wola m. st. Warszawy, z siedzibą w Warszawie, ul. Rogalińska 2

Termin realizacji zamówienia – zniesienie dokumentacji: 28 czerwca 2024

Termin realizacji zamówienia – archiwizacja : 30 października 2024

Kryterium oferty:

1. cena - 60%
2. Inne: Referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych oraz udokumentowane minimum 5-cio letniego doświadczenia w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów 40%

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:

1. opracowanie dokumentacji Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty - Wola – ogółem 120 mb.
2. nadanie kwalifikacji dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych,
3. systematyzacja akt według komórek organizacyjnych oraz grup rzeczowych
4. klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym,
5. ułożenie chronologicznie dokumentów wg roku ich powstania,
6. oznaczenie segregatorów i teczek etykietami samoprzylepnymi z ich opisem i sygnaturą archiwalną,
7. opracowanie środków ewidencyjnych w formie bazy danych (rejestracja każdego segregatora, teczki w programie MS EXCEL),
8. wprowadzenie do bazy danych następujących informacji: liczba porządkowa, znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne od – do, kategoria akt, miejsce przechowywania akt w składnicy akt – topografia,
9. wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania – dokumentacja wydziałów DBFO – Wola w tym dokumentacji księgowej - 2018 r. – około 100 mb.,
10. zarchiwizowanie dokumentacji Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych – kart wynagrodzeń rocznikiem oraz imiennym wykazem pracowników,
11. fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji po otrzymaniu zgody z Archiwum Państwowego oraz wystawienie certyfikatu zniszczenia,
12. ułożenie dokumentów we wskazanym pomieszczeniu archiwum,
13. wprowadzenie i weryfikacja topografii w archiwum zarchiwizowanych dokumentów.

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:

Wykonawca usługi przyjmuje na siebie koszty związane z zakupem podstawowych materiałów biurowych, jak etykiety samoprzylepne służące do oklejania dokumentów, tekturowe teczki, koperty, klipsy archiwizacyjne na zaczepy.

Uwagi:

Wykonawca usługi zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu

1. wykonane prace archiwizacyjne na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego,
2. opracowane środki ewidencyjne dokumentacji w formie elektronicznej
3. dołączyć do oferty cenowej referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych, udokumentowane minimum 5-cio letnie doświadczenie w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów

Ofertę prosimy przesłać pocztą na adres:

pocztą elektroniczną na adres mailowy: sekretariat.dbfowol@eduwarszawa.pl lub złożyć osobiście w siedzibie DBFO – Wola m. st. Warszawy do 14 czerwca 2024 r. do godz. 15.00.