Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych

Kategoria ogłoszenia

  • Zamówienia publiczne

Status postępowania

Wydane

Treść

Wybrana oferta :

SYSTEM AD Łupij, Roguski Sp.j.
03-450 Warszawa
ul. Ratuszowa 11

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

(niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)

 

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

  1. Zniesienie dokumentacji mieszczącej się w około 900 segregatorach z drugiego piętra biura (80 stopni schodów)
  2. Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty – Wola m. st. Warszawy, z siedzibą w Warszawie, ul. Rogalińska 2

 

Termin realizacji zamówienia – zniesienie dokumentacji: 28 czerwca 2024

Termin realizacji zamówienia – archiwizacja : 30 października 2024

 

Kryterium oferty:

  1. cena - 60%
  2. Inne: Referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych oraz udokumentowane minimum 5-cio letniego doświadczenia w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów 40%

 

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:

  1. opracowanie dokumentacji Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty - Wola – ogółem 120 mb.
  2. nadanie kwalifikacji dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych,
  3. systematyzacja akt według komórek organizacyjnych oraz grup rzeczowych
  4. klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym,
  5. ułożenie chronologicznie dokumentów wg roku ich powstania,
  6. oznaczenie segregatorów i teczek etykietami samoprzylepnymi z ich opisem i sygnaturą archiwalną,
  7. opracowanie środków ewidencyjnych w formie bazy danych (rejestracja każdego segregatora, teczki w programie MS EXCEL),
  8. wprowadzenie do bazy danych następujących informacji: liczba porządkowa, znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne od – do, kategoria akt, miejsce przechowywania akt w składnicy akt – topografia,
  9. wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania – dokumentacja wydziałów DBFO – Wola w tym dokumentacji księgowej - 2018 r. – około 100 mb.,
  10. zarchiwizowanie dokumentacji Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych – kart wynagrodzeń rocznikiem oraz imiennym wykazem pracowników,
  11. fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji po otrzymaniu zgody z Archiwum Państwowego oraz wystawienie certyfikatu zniszczenia,
  12. ułożenie dokumentów we wskazanym pomieszczeniu archiwum,
  13. wprowadzenie i weryfikacja topografii w archiwum zarchiwizowanych dokumentów.

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:

Wykonawca usługi przyjmuje na siebie koszty związane z zakupem podstawowych materiałów biurowych, jak etykiety samoprzylepne służące do oklejania dokumentów, tekturowe teczki, koperty, klipsy archiwizacyjne na zaczepy.

 

Uwagi:

Wykonawca usługi zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu

  1. wykonane prace archiwizacyjne na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego,
  2. opracowane środki ewidencyjne dokumentacji w formie elektronicznej
  3. dołączyć do oferty cenowej referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych, udokumentowane minimum 5-cio letnie doświadczenie w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów

 

Ofertę prosimy przesłać pocztą na adres:

pocztą elektroniczną na adres mailowy: sekretariat.dbfowol@eduwarszawa.pl lub złożyć osobiście w siedzibie DBFO – Wola m. st. Warszawy do 14 czerwca 2024 r. do godz. 15.00.

 

Pliki do pobrania

Data ogłoszenia

2024-06-04

Metryka

Rejestr zmian

Rozwiń

Rejestr zmian

Data publikacji

Osoba